Pregunta más frecuente

La mensajería unificada (MU) permite a los usuarios usar las características del correo de voz, incluidos Outlook Voice Access y las reglas de contestador automático. La mensajería unificada combina la mensajería de voz y la mensajería del correo electrónico en un buzón de correo al que se puede tener acceso desde muchos dispositivos diferentes. Los usuarios pueden leer o escuchar los mensajes desde su Bandeja de entrada del correo electrónico o desde cualquier teléfono si utilizan Outlook Voice Access. Puede controlar el modo en que los usuarios realizan llamadas salientes y la experiencia que tienen las personas cuando llaman a su organización.

En la actualidad, los administradores de la mensajería en las organizaciones administran con frecuencia el correo de voz y los sistemas de correo electrónico de sus organizaciones como sistemas separados. Los mensajes de correo electrónico y de correo de voz se ubican en buzones separados alojados en servidores separados. Los usuarios pueden obtener acceso a los mensajes mediante el escritorio para el correo electrónico o el teléfono para el correo de voz.

La mensajería unificada de Office 365 posibilita que los administradores en línea combinen mensajería de voz y mensajes de correo electrónico en un buzón de correo para que sus usuarios puedan leer o escuchar sus mensajes de correo de voz en la bandeja de entrada o mediante Outlook Voice Access desde cualquier teléfono. La mensajería unificada (UM) usa un buzón de usuario para almacenar tanto los mensajes de correo electrónico como los mensajes de correo de voz.

Contenido

Características de mensajería unificada

Planear e implementar la mensajería unificada

Gestión de la mensajería unificada con el EAC y el Shell

Características de mensajería unificada

Las características del correo de voz de la mensajería unificada ofrece beneficios para los usuarios y los administradores de la organización y de Exchange Online.

Características para usuarios

Cuando se configura la mensajería unificada para la organización, los usuarios pueden obtener acceso al correo de voz, al correo electrónico, a los contactos personales y a la información del calendario que se almacena en su buzón de correo desde un cliente de correo electrónico, por ejemplo, MicrosoftOutlook o Outlook Web App, desde un teléfono móvil con MicrosoftExchange ActiveSync configurado, como un teléfono Windows o desde un teléfono. Además, los usuarios pueden utilizar las siguientes características:

• Acceso al buzón de Exchange: Los usuarios pueden tener acceso a un conjunto completo de características de correo de voz desde teléfonos móviles que tienen acceso a Internet, Outlook 2007 o versiones posteriores y Outlook Web App. Estas características incluyen muchas opciones de configuración de correo de voz y la posibilidad de reproducir un mensaje de voz, ya sea desde el panel de lectura mediante un reproductor Windows Media Player integrado o desde la lista de mensajes usando los altavoces del equipo.

• Reproducir en teléfono: La característica Reproducir en teléfono permite a los usuarios reproducir mensajes de voz en un teléfono. Si un usuario habilitado para MU está sentado en el cubículo de su oficina, está usando un equipo público o un equipo que no tiene características multimedia, o está escuchando un mensaje de voz confidencial, es posible que no desee que nadie escuche el mensaje de voz a través de los altavoces del equipo. En ese caso, pueden reproducirlo desde cualquier teléfono, ya sea el de casa, el de la oficina o un teléfono móvil.

• Formulario de correo de voz: El formulario de correo de voz se parece al formulario predeterminado de correo electrónico. Ofrece a los usuarios una interfaz para realizar acciones tales como reproducir, detener o pausar mensajes de voz, reproducir mensajes de voz en un teléfono y agregar o editar notas.

El formulario de correo de voz incluye Windows Media Player integrado y un campo de notas de audio. El reproductor Windows Media Player integrado y el campo de notas se muestran en el panel de lectura cuando los usuarios obtienen la vista previa de un mensaje de voz o en una ventana separada cuando abren el mensaje de voz. Si los usuarios no tienen habilitada la mensajería unificada o no se ha instalado un cliente de correo electrónico compatible en el equipo cliente, sólo pueden ver mensajes de voz en forma de datos adjuntos y el formulario de correo de voz no está disponible.

• Configuración del usuario: Los usuarios pueden configurar varias opciones de correo de voz para la mensajería unificada mediante Outlook Web App. Por ejemplo, el usuario puede grabar saludos personales, configurar notificaciones de mensajes de texto y llamadas perdidas, y un número de Reproducir en teléfono de correo de voz, además de restablecer el PIN de acceso a un correo de voz.

• Contestador automático: El contestador automático engloba responder llamadas entrantes en nombre de los usuarios, reproducir saludos personales, grabar mensajes y enviarlos a su bandeja de entrada como un mensaje de correo electrónico.

• Reglas de respuesta a llamada: La característica Reglas de respuesta a llamada permite a los usuarios con correo de voz habilitado determinar cómo se debería gestionar la respuesta a llamadas de sus llamadas entrantes. El modo en que se aplican las reglas de contestador automático es similar a cómo se aplican las reglas de bandeja de entrada con los mensajes entrantes. De forma predeterminada, no se configura ninguna regla de contestador automático. Si se responde una llamada entrante, la persona que llama puede dejarle un mensaje de voz al destinatario de la llamada. Mediante las reglas de contestador automático, una persona que llama puede:

  • Dejar un mensaje de voz para el usuario.
  • Transferir a un contacto alternativo del usuario.
  • Transferir al correo de voz del contacto alternativo.
  • Transferir a otros números de teléfono que ha configurado el usuario.
  • Usar la característica Buscarme o buscar al usuario con una transferencia desde un operador.
    

• Vista previa de correo de voz: La mensajería unificada utiliza el reconocimiento de voz automático (ASR) en mensajes de correo de voz creados recientemente. Los mensajes de voz que reciben los usuarios contienen una grabación y un texto creados a partir de la grabación de voz. Los usuarios ven el texto del mensaje de voz en un mensaje de correo electrónico en Outlook Web App u otro cliente de correo electrónico compatible.

• Indicador de mensaje en espera: El indicador de mensaje en espera existe en la mayoría de los sistemas de correo de voz antiguos y puede hacer referencia a cualquier mecanismo que indique la existencia de un mensaje nuevo. El indicador de mensaje en espera se habilita o deshabilita en el buzón del usuario o en una directiva de buzón de mensajería unificada.

• Llamada perdida y notificaciones de correo de voz a través de SMS: Si los usuarios son parte de una implementación híbrida o de Office 365, y configuran las opciones de buzón de voz con su número de teléfono móvil y el reenvío de llamadas, pueden recibir notificaciones de llamadas perdidas y mensajes de voz nuevos en sus teléfonos móviles en un mensaje de texto a través de SMS (servicio de mensajes cortos). No obstante, para recibir esta clase de notificaciones, los usuarios deben configurar previamente los mensajes de texto y habilitar las notificaciones en su cuenta.

• Correo de voz protegido: El correo de voz protegido es una característica que permite a los usuarios enviar correo privado. Este correo de voz está protegido, y los usuarios no pueden reenviar, copiar ni extraer el archivo de voz del correo electrónico. Correo de voz protegido incrementa la confidencialidad de los mensajes de correo de voz y permite a los usuarios limitar el público de sus mensajes de voz.

• Outlook Voice Access: Hay dos interfaces de mensajería unificada disponibles para los usuarios: la interfaz de usuario de teléfono (TUI) y la interfaz de usuario de voz (VUI). Estas dos interfaces juntas se denominan Outlook Voice Access. Los usuarios de Outlook Voice Access pueden usar Outlook Voice Access cuando acceden al sistema de correo de voz desde un teléfono externo o interno. Los usuarios que llaman al sistema de correo de voz pueden obtener acceso a su buzón mediante Outlook Voice Access. Sin embargo, cuando un usuario busca el directorio de su organización, debe usar el teclado numérico del teléfono para buscar un usuario. Usar la voz para buscar en el directorio no está disponible. Desde un teléfono, los usuarios habilitados para la mensajería unificada pueden hacer lo siguiente:

  • Obtener acceso al correo de voz.
  • Escuchar, reenviar o responder mensajes de correo electrónico.
  • Escuchar información del calendario.
  • Acceder o marcar los contactos almacenados en el directorio de la organización o un sólo contacto o grupo de contacto ubicado en sus contactos personales.
  • Aceptar o cancelar convocatorias de reunión.
  • Establecer un mensaje de voz para comunicar ausencias.
  • Establecer preferencias de seguridad de usuario y opciones personales.
  • Buscar usuarios en el directorio de la organización.
    

• Envío a grupos con Outlook Voice Access: Los usuarios pueden enviar un solo mensaje de correo electrónico a un solo usuario de sus contactos personales, a varios destinatarios del directorio agregando cada destinatario individualmente o agregando el nombre de una lista de distribución del directorio global de la organización. En la mensajería unificada de Office 365, cuando un usuario inicia sesión en su buzón mediante Outlook Voice Access, también puede enviar mensajes de correo electrónico y de voz a los usuarios de un grupo almacenado en sus contactos personales.

Características administrativas

Actualmente, la mayoría de los usuarios y departamentos de TI administran sus mensajes de correo de voz de forma independiente al correo electrónico. El correo de voz y el correo electrónico existen como bandejas de entrada separadas hospedadas en servidores independientes a los que se tiene acceso desde el escritorio para el correo electrónico y desde el teléfono para el correo de voz. La mensajería unificada ofrece un almacén integrado para todos los mensajes y obtener acceso al contenido desde el equipo y el teléfono.

Los administradores de Exchange pueden administrar la mensajería unificada desde la misma interfaz que usan para administrar el resto de las características de Exchange, mediante el Centro de administración de Exchange (EAC) y el Shell. Pueden:

• Administrar el correo de voz y el correo electrónico desde una única plataforma.
• Administrar la mensajería unificada mediante comandos con scripts.
• Construir una infraestructura altamente disponible y una infraestructura de mensajería unificada de confianza.

La mensajería unificada de Office 365 ofrece a los administradores:

• Consolidación de sistemas de correo de voz: Actualmente, la mayoría de los sistemas de mensajería de voz requieren que todos los componentes de mensajería de voz se instalen en todas las oficinas físicas de una organización. Con este tipo de solución, los sistemas de mensajería de voz de las sucursales están situados fuera de la oficina central y se deben administrar in situ. Eso supone normalmente un aumento de los costes y la complejidad de la administración. La mensajería unificada permite administrar el sistema de correo de voz desde una ubicación central. Para crear un sistema de administración centralizada para la mensajería unificada, se integran las puertas de enlace VoIP, IP PBX o PBX, y el sistema telefónico. A continuación, se implementan controladores de borde de sesión (SBC) para conectar el sistema telefónico a la implementación de Office 365. Al implementar así un sistema de voz centralizado se consigue reducir los costos administrativos y de hardware.

• Roles administrativos de mensajería unificada integrada

  El conjunto de roles administrativos para administrar las características de mensajería unificada y correo de voz incluye lo siguiente:
  • Buzones de mensajería unificada
  • Mensajes de mensajería unificada
  • Mensajería unificada
    

• Compatibilidad de fax entrantes: La mensajería unificada proporciona compatibilidad de fax entrantes para los usuarios que tienen un buzón con mensajería unificada habilitada. Pueden recibir mensajes de fax a través de llamadas a su número de extensión.

Los clientes que necesiten una solución de fax deberán implementar una solución de fax de una empresa asociada. Hay varios socios de fax que proporcionan soluciones de fax. Las soluciones de fax de asociados se han concebido para estar bien integradas en Exchange y permitir a los usuarios habilitados para mensajería unificada recibir mensajes de fax entrantes. Puede encontrar una solución asociada de fax en Microsoft Pinpoint para fax de asociados .

• Compatibilidad con varios idiomas: Todos los paquetes de idioma disponibles incluyen compatibilidad con el motor de conversión de texto a voz (TTS) y los mensajes de asistencia por voz grabados previamente para un determinado idioma, así como compatibilidad con el reconocimiento de voz automático (ASR). Sin embargo, solamente algunos paquetes de idioma admiten la vista previa de correo de voz.

• Operador automático: Un operador automático es un conjunto de mensajes de voz que proporciona a los usuarios externos e internos acceso al sistema de correo de voz. Los usuarios pueden usar el teclado del teléfono o las entradas de voz para desplazarse por el menú del operador automático, llamar a un usuario o buscar primero a un usuario de la organización y luego llamarlo. El operador automático proporciona al administrador la capacidad de:

  • Crear un menú personalizado para usuarios externos.
  • Definir saludos informativos, saludos de horario de apertura y saludos de horario fuera de oficina.
  • Definir calendarios de vacaciones.
  • Describir cómo buscar en el directorio de la organización.
  • Describir cómo conectar con la extensión de un usuario para que quienes llamen desde el exterior puedan llamar a cualquier usuario especificando su extensión.
  • Describir la forma de buscar en el directorio de la organización para que quienes llamen desde el exterior puedan buscar a un usuario específico en el directorio de la organización y llamarle.
  • Permitir que los usuarios externos llamen al operador.

Planear e implementar la mensajería unificada

La mensajería unificada requiere que se integre el sistema de telefonía existente de la organización con Office 365 mediante SBC. Una implementación correcta requiere un análisis cuidadoso de la infraestructura telefónica existente y la realización de los pasos de planificación adecuados para implementar y administrar el correo de voz en la mensajería unificada.

Cuando se piensa usar la mensajería unificada en Office 365, se deben tener en cuenta el diseño y otras cuestiones que puedan afectar la capacidad de alcanzar las metas de la organización. Por lo general, cuanto más simple sea la configuración de la mensajería unificada, más fácil será implementarla y mantenerla. Como regla general, cree los componentes de mensajería unificada, como planes de marcado de mensajería unificada, operadores automáticos y directivas de buzón de mensajería unificada, que necesite para alcanzar las metas de la organización y el negocio. Las grandes empresas con complejos entornos de red y de telefonía, varias unidades de negocio u otras características complejas requieren una planificación mayor que las organizaciones más pequeñas con necesidades de mensajería unificada relativamente sencillas.

Se deben tener en cuenta y evaluar muchas áreas para poder implementar correctamente la mensajería unificada. Es preciso que conozca los distintos aspectos de la mensajería unificada, así como cada componente y característica, para poder planear adecuadamente su infraestructura e implementación. La asignación de tiempo para planear y resolver estos problemas ayudará a impedir que surjan problemas al implementar la mensajería unificada en la organización. A continuación, se indican algunas de las áreas que debe tener en cuenta y evaluar al diseñar la mensajería unificada en la organización:

• Las necesidades de su organización.
• Los requisitos de seguridad de su organización.
• Su telefonía existente, la red de conmutación de circuitos y el sistema de correo de voz.
• Su diseño de red IP de conmutación de paquetes actual. Esto incluye su red de área local (LAN) y sus puntos de conectividad WAN y dispositivos.
• El número de usuarios a los que tendrá que dar soporte técnico.
• Si integrará la mensajería unificada con Lync Server para habilitar Enterprise Voice en Office 365.
• La colocación de puertas de enlace VoIP, equipos de telefonía y SBC.
• Los requisitos de almacenamiento de los usuarios de correo de voz.

Gestión de la mensajería unificada con el EAC y el Shell

Gestión del EAC

Con Office 365, su organización disfruta de una única consola de administración unificada que incluye todos los componentes y las características de la mensajería unificada. El EAC proporciona una interfaz sencilla y optimizada para administrar las implementaciones de Exchange Online. Estas son algunas de las características del EAC:

• Vista de lista: La vista de la lista en EAC se diseñó para mostrar destinatarios, buzones y opciones de configuración para las características que se usan en la organización. La paginación dentro de la vista de lista permite ver resultados por página. También es posible configurar el tamaño de las páginas y la cantidad de entradas, y exportar las entradas a un archivo CSV.

• Agregar o quitar columnas en la vista de lista de destinatarios: Puede elegir qué columnas ver y puede guardar las vistas de lista personalizadas.

• Administración de carpetas públicas: La administración de carpetas públicas está disponible en el EAC, y no se necesitan herramientas separadas para administrar las carpetas públicas.

• Notificaciones: El EAC tiene ahora un visor de notificaciones que le permite ver el estado de los procesos prolongados y, si así lo quiere, recibir por correo electrónico la notificación de que el proceso ha finalizado.

• Editor de usuario del control de acceso basado en roles (RBAC): En Office 365, la funcionalidad de editor de usuario del RBAC se incluye en el EAC, y no es necesario contar con otra herramienta para administrar el RBAC.

• Herramientas de mensajería unificada: En Office 365, puede usar las herramientas Estadísticas de llamadas y Registros de llamadas de usuario para ayudar a proporcionar estadísticas e información de mensajería unificada acerca de llamadas específicas para un usuario.

Shell de administración

El Shell, desarrollado con la tecnología Windows PowerShell, proporciona una eficaz interfaz de línea de comandos que permite automatizar las tareas administrativas. Con el Shell, se pueden administrar todos los aspectos de Exchange. Puede habilitar cuentas de correo electrónico nuevas, crear conectores de envío y recepción, configurar propiedades de base de datos, administrar todos los aspectos de la mensajería unificada, y más. El Shell puede realizar todas las tareas que puede realizar el EAC además de tareas que no se pueden realizar en el EAC. De hecho, cuando hace algo en el EAC, es el Shell el que está haciendo el trabajo en segundo plano.

Mas información:

https://technet.microsoft.com/es-co/library/jj938142(v=exchg.150).aspx