Pregunta más frecuente
Los buzones de archivo (denominados Archivo local en Exchange Online) permiten que los usuarios de la organización de Office 365 tomen el control de los datos de mensajería, ya que proporcionan almacenamiento adicional de correo electrónico. Mediante Outlook o Outlook Web App, los usuarios pueden ver los mensajes en su buzón de archivo y mover o copiar mensajes entre su buzón de correo principal y el buzón de archivo. Después de habilitar el buzón de archivo, la directiva de retención predeterminada que se asigna a todos los buzones nuevos de la organización hace lo siguiente:
Mueve los elementos que tienen dos años o más del buzón TEMPprincipal del usuario a su buzón de archivo.
Mueve los elementos que tienen 14 días o más de la carpeta Elementos recuperables del buzón de correo TEMPprincipal del usuario a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo.
Para obtener instrucciones sobre cómo crear un buzón de archivo, consulte Habilitar o deshabilitar un buzón de archivo en Exchange Online. También puede ver este vídeo, que muestra cómo habilitar un buzón de archivo.
Contenido
Cómo acceden los usuarios a sus buzones de archivo
Requisitos de licencia de Outlook para obtener acceso a un buzón de archivo
Cómo se mueven los mensajes al buzón de archivo
Directivas de archivo incluidas en la directiva de retención predeterminada
Buzones de archivo y otras características de Exchange Online
Administración de buzones de archivo
Cómo ayudar a los usuarios con su buzón de archivo
Cómo acceden los usuarios a sus buzones de archivo
Los usuarios pueden usar Microsoft Outlook o Outlook Web App para ver su buzón de archivo y para mover o copiar los mensajes entre el buzón de correo TEMPprincipal y el buzón de archivo. Los usuarios no pueden acceder a su buzón de archivo con Outlook o Outlook Web App desde un dispositivo móvil, como por ejemplo un smartphone. Esto se debe a que Exchange ActiveSync no proporciona soporte técnico para los buzones de archivo.
Requisitos de licencia de Outlook para obtener acceso a un buzón de archivo
Para obtener acceso a su buzón de archivo mediante Outlook, los usuarios deben disponer de una de las siguientes licencias:
Suscripciones a Outlook en Office 365
- Outlook en Office 365 ProPlus
- Outlook en Office 365 Enterprise E3
Licencias de minorista de Outlook
- Outlook 2016 independiente
- Outlook 2013 independiente
Licencias por volumen de Outlook
- Outlook 2013 independiente
- Outlook 2013 incluido con Microsoft Office Professional Plus 2013
- Outlook 2010 independiente
- Outlook 2010 incluido con Microsoft Office Professional Plus 2010
Cómo se mueven los mensajes al buzón de archivo
Hay varias maneras de mover mensajes al buzón de archivo de un usuario.
Mover o copiar mensajes manualmente
Los usuarios pueden mover o copiar de forma manual mensajes de su buzón de correo TEMPprincipal a su buzón de archivo. El buzón de archivo aparece como otro buzón en la raíz del buzón en Outlook y Outlook Web App.Mover mensajes mediante una directiva de retención
Las directivas de retención asignadas al buzón de un usuario se usan para mover mensajes al buzón de archivo de forma automática. De hecho, la directiva de retención predeterminada asignada a todos los buzones nuevos creados en Exchange Online mueve automáticamente los elementos del buzón que tienen 2 años al buzón de archivo del usuario. Los usuarios también pueden usar etiquetas personales con la acción de retención Mover a archivo (también llamadas etiquetas de archivo) para mover los mensajes a su buzón de archivo.
| Importante: |
|---|
Si el buzón de archivo no está habilitado para un usuario, no se lleva a cabo ninguna acción en los elementos que tienen 2 años o más. Dichos elementos permanecerán en el buzón de correo TEMPprincipal del usuario. Al habilitar el buzón de archivo, los elementos del buzón que tienen 2 años o más se moverán automáticamente al archivo transcurridos 7 días desde la habilitación del buzón de archivo. No se efectuará ninguna acción en dichos elementos si el buzón de archivo no está habilitado. |
Mover o copiar mensajes con reglas de Bandeja de entrada
Los usuarios pueden crear reglas de Bandeja de entrada en Outlook o en Outlook Web App para mover o copiar directamente mensajes a su buzón de archivo. Sin embargo, pueden crear una regla de bandeja de entrada para mover mensajes a otra carpeta de su buzón TEMPprincipal y, después, asignar una etiqueta de archivo personal a esa carpeta que mueve esos elementos a su buzón de archivado. Para obtener más información, vea Reglas de la Bandeja de entrada de Outlook Web App.
Importar mensajes de archivos PST
Los usuarios pueden usar Outlook para importar un archivo de datos de Outlook (llamado archivo PST) a su buzón de archivo. Los usuarios no pueden usar Outlook Web App para importar archivos PST. Para obtener más información, vea Importar elementos de Outlook desde un Archivo de datos de Outlook (.pst).
Directivas de archivo
Las directivas de archivo son etiquetas de retención que usan la acción de retención Mover a archivo. Como se explicó anteriormente, las directivas de archivo mueven automáticamente los mensajes del buzón de correo principal de un usuario a su buzón de archivo transcurrido un período especificado.
Al asignar una directiva de archivo a un buzón de correo, a una carpeta de buzón de correo o a elementos específicos de un buzón de correo, los mensajes se mueven al buzón de archivo una vez que expire el período de retención. Los mensajes se mueven a una carpeta en el buzón de archivo que tiene el mismo nombre que la carpeta de origen en el buzón de correo TEMPprincipal. Si no existe ninguna carpeta con el mismo nombre en el buzón de archivo, se creará una al mover el mensaje.
Para obtener más información acerca de las directivas de retención, las etiquetas de retención y la acción de retención Mover a archivo, vea Etiquetas de retención y directivas de retención.
Directivas de archivo incluidas en la directiva de retención predeterminada
Tal y como se ha explicado anteriormente, se asigna de forma automática una directiva de retención predeterminada (llamada Directiva de MRM predeterminada) a todos los buzones nuevos de Exchange Online en el momento de crearse. Esta directiva de retención contiene una serie de directivas de archivo que mueven los mensajes al buzón de archivo de un usuario. Al aplicar estas directivas de archivo a los mensajes de un buzón en el que el buzón de archivo está habilitado, los mensajes se mueven al buzón de archivo en función del período de retención definido por la etiqueta. Si el buzón de archivo no está habilitado, no se lleva a cabo ninguna acción en estos mensajes.
La directiva de MRM predeterminada de Exchange Online contiene las siguientes directivas de archivo.
| Nombre de la directiva de archivo | Tipo de etiqueta | Qué ocurre |
|---|---|---|
Mover al archivo después de 2 años de forma predeterminada | Etiqueta de directiva predeterminada (DPT) | Los mensajes se mueven automáticamente al buzón de correo de archivo después de 2 años. Se aplica a los elementos de todo el buzón que no tienen otra etiqueta de retención aplicada. |
Mover a archivo los elementos recuperables después de 14 días | Etiqueta de la directiva de retención (RPT) asignada a la carpeta Elementos recuperables | Transcurridos 14 días, los mensajes se mueven automáticamente de la carpeta Elementos recuperables del buzón de correo principal del usuario a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo. Los usuarios que intentan recuperar o purgar los elementos eliminados en el buzón de archivo deben usar la característica Recuperar elementos eliminados de su buzón de archivo. |
Mover al archivo después de 1 año en forma personal | Etiqueta de archivo personal | Cuando un usuario aplica esta etiqueta, los mensajes se mueven al buzón de archivo transcurrido 1 año. |
Mover al archivo después de 5 años en forma personal | Etiqueta de archivo personal | Cuando un usuario aplica esta etiqueta, los mensajes se mueven al buzón de archivo transcurridos 5 años. |
Nunca mover al archivo en forma personal | Etiqueta de archivo personal | Cuando un usuario aplica esta etiqueta, los mensajes nunca se mueven al buzón de archivo. |
Buzones de archivo y otras características de Exchange Online
En esta sección se explica la funcionalidad entre los buzones de archivo y otras características de Exchange Online.
Retención por juicio y Retención local
Si coloca un buzón en retención por juicio o en retención local, la retención se aplica al buzón de correo principal y al buzón de archivo. Para obtener más información sobre las retenciones, vea Conservación local y retención por juicio.Exhibición de documentos electrónicos local
Cuando un administrador de detección realiza una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos local, también se busca en los buzones de archivo de los usuarios. Para obtener más información sobre la característica Exhibición de documentos electrónicos, vea Exhibición de documentos electrónicos en contexto.Búsqueda de Exchange
Cuando un usuario usa la Búsqueda de Exchange para buscar elementos en su buzón de correo, no hay ninguna diferencia entre el buzón de correo TEMPprincipal y el buzón de archivo. El contenido de ambos buzones se indexa. Cuando un usuario busca en su buzón en Outlook y Outlook Web App y selecciona buscar en Todos los buzones, los resultados de la búsqueda incluyen los mensajes del buzón de correo TEMPprincipal y del buzón de archivo.Archivar contenido de Lync en Exchange
Puede archivar conversaciones de mensajería instantánea y documentos compartidos de reuniones en línea en el buzón de correo principal del usuario. Para obtener información, vea Archivar conversaciones de Lync y contenido de reuniones en Exchange.
Administración de buzones de archivo
En Exchange Online puede habilitar o deshabilitar los buzones de archivo. También puede obtener las estadísticas (por ejemplo, el tamaño actual) del buzón de archivo y probar la conectividad de los buzones de archivo. Para obtener más información, vea Habilitar o deshabilitar un buzón de archivo en Exchange Online.
Habilitación de un buzón de archivo
Cuando se crea un buzón nuevo, el archivo no está habilitado de forma predeterminada. Puede habilitar el archivo en cualquier momento después de crear un buzón.Deshabilitar un buzón de archivo
Es posible que desee deshabilitar el buzón de archivo de un usuario por motivos relacionados con el cumplimiento. Si deshabilita el buzón de archivo de un usuario, puede volver a conectarlo al buzón de correo TEMPprincipal del usuario en un plazo de 30 días tras deshabilitarlo. En este caso se restaura el contenido original del buzón de archivo. Transcurridos los 30 días, el contenido del buzón de archivo original se elimina definitivamente y no se puede recuperar. Así, si vuelve a habilitar el archivo después de los 30 días posteriores a la deshabilitación, se crea un buzón de archivo nuevo.
Probar la conectividad de un buzón de archivo
En Exchange Online puede probar la conectividad del buzón de archivo de un usuario mediante el conmutador Archive con el cmdlet Test-MapiConnectivity.
Cómo ayudar a los usuarios con su buzón de archivo
Antes de habilitar el buzón de archivo para los usuarios, le recomendamos que les informe de las directivas de archivo que se aplican a su buzón y les ofrezca formación o les proporcione documentación para ayudarles a usar el buzón de archivo. Se podría incluir ayuda e información sobre los siguientes aspectos:
- Características y funcionalidad del buzón de archivo.
- Cuando se mueven los mensajes de forma automática al buzón de archivo.
- La jerarquía de carpetas creada en el buzón de archivo.
Cómo pueden aplicar los usuarios etiquetas de archivo personales a las carpetas y mensajes de su buzón mediante Outlook o Outlook Web App. Para obtener más información, vea Directivas de retención y directivas de archivo en Outlook Web App.
Cómo pueden recuperar los usuarios mensajes eliminados en el buzón de archivo Para obtener las instrucciones paso a paso, vea:
- Restaurar elementos eliminados en Outlook para Windows
- Recuperación de elementos o mensajes de correo electrónico eliminados en Outlook Web App